Bagaimana Melakukan Proses Survey yang Baik dan Benar

Proses survey adalah tahapan yang wajib dilakukan dalam prosedur pemberian kredit sebelum masuk dalam tahapan proses analisis kredit. Di mana proses ini bisa dilakukan dengan 2 cara, yaitu survey melalui telpon (tele survey) dan survey langsung ke tempat tinggal, tempat kerja atau usaha debitur (field survey).

Survey, secara umum dapat diartikan sebagai berikut:

Kegiatan pengumpulan data dan informasi calon debitur/nasabah untuk mengetahui kelayakan atas permohonan kreditnya.

Apakah Tujuan Survey?

Mengumpulkan semua informasi yang diperlukan berdasarkan prinsip 5C, agar calon nasabah dapat dianalisis dengan baik sehingga komite kredit dapat mengambil keputusan yang tepat.
Memastikan kembali informasi awal yang diberikan calon nasabah, sesuaikah dengan kondisi sebenarnya (struktur kredit, tempat tinggal, lokasi usaha/kerja, dll).

Petugas yang melakukan survey disebut dengan Surveyor. Surveyor diharuskan mengunjungi tempat tinggal nasabah, tempat usaha dan/atau tempat kerja, serta melakukan wawancara baik dengan nasabah, relasi bisnis dan atau sejumlah tetangga dari nasabah. Setiap calon debitur harus di-survey.

Fungsi dan Tanggung Jawab Surveyor

Surveyor merupakan ujung tombak dalam hal pengumpulan informasi dan dokumen pendukung serta melakukan survey lapangan terhadap calon nasabah, yang bertujuan sebagai bahan masukan bagi credit analyst dalam melakukan analisis kredit yang diperuntukkan bagi komite kredit dalam pengambilan keputusan, menyetujui atau menolak pemberian kredit kepada nasabah.

Tanggung Jawab Surveyor

Mengumpulkan informasi dan data pendukung yang diperlukan dari calon nasabah.
Melakukan verifikasi serta melakukan pengecekan kebenaran data dan informasi yang diperoleh dengan nasabah dan pihak ketiga.
Bertanggung jawab terhadap validitas dan kelengkapan dokumen.
Bertanggung jawab atas proses penyelesaian memo pending (aplikasi pending).
Bertanggung jawab atas tercapainya target pencapaian services level standard (SLS).
Menjaga kualitas hasil survey (keakuratan data dan informasi yang disajikan) serta bertanggung jawab atas kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan credit analyst / komite kredit.

Kualifikasi Seorang Surveyor

Memiliki sikap loyal, jujur dan berintegritas

Loyal, surveyor harus loyal dan berkomitmen terhadap perusahaan, harus mendahulukan kepentingan perusahaan diatas kepentingan pribadi. Surveyor yang loyal menyimpan semua informasi perusahaan dengan baik dan benar, dan tidak membocorkan ke perusahaan lain.
Jujur, surveyor harus bersikap jujur dalam memberikan data hasil survey kepada perusahaan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya (tidak direkayasa). Surveyor harus mempunyai kesadaran yang tinggi bahwa informasi yang diberikannya sangat esensial. Kesalahan dalam pengambilan keputusan biasanya diawali dari informasi yang tidak benar yang disajikan surveyor.
Integritas, surveyor harus bersikap independen, dimana hasil survey-nya tidak dipengaruhi oleh pihak manapun, sehingga hasil survey mencerminkan kapasitas dan kelayakan nasabah untuk mendapatkan kredit.

Memiliki keuletan dan kemampuan observasi
Surveyor diharapkan bisa menggali semua informasi yang dianggap penting dalam penentuan kredit, serta mampu melakukan analisis dalam melakukan observasi, penilaian asset, analisis bisnis, sikap lawan bicara, dll.

Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Kemampuan komunikasi yang baik diperlukan seorang surveyor, untuk menjaga hubungan baik antara nasabah dan perusahaan. Selain itu, image perusahaan juga bergantung pada cara surveyor berkomunikasi dengan nasabah.

Mengenal area kerja dengan baik
Dengan mengenal area kerja dengan baik, surveyor akan bisa bekerja secara efektif dan efisien. Efektif dalam arti tepat sasaran, informasi yang diperoleh sesuai dengan kondisi saat itu. Efisien dalam arti menghemat waktu survey ke lokasi calon nasabah.

Mampu membangun jaringan (network)
Surveyor diharapkan dapat membangun jaringan referensi dimana pada suatu saat tertentu, surveyor sendiri dapat melakukan verifikasi atas kebenaran informasi yang diperoleh selain dari calon nasabah.

Wawancara

Salah satu bagian penting dari survey adalah wawancara. Wawancara merupakan interaksi lisan dua arah antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Wawancara yang dilakukan surveyor adalah salah satu cara menggali informasi tentang kelayakan permohonan kredit nasabah.

Selanjutnya, ulasan mendalam mengenai Wawancara bisa dibaca di artikel ini:

Kiat-kiat Analisis dan Survey Dalam Pembiayaan Konsumen

Cek validasi dokumen (pre screening)
Gali informasi tentang calon debitur/nasabah (analisis 5C)
Gali informasi tentang penggunaan unit barang
Cari informasi dari pihak ketiga (tetangga, RT/RW, rekan kerja, dll)
Jelaskan isi Perjanjian/Kontrak Kredit

Analisis Subyek Pembiayaan

Dalam melakukan analisis subyek pembiayaan menggunakan analisis atau prinsip 5C, yaitu:

Aspek Karakter (Character)
Aspek Kapital (Capital)
Aspek Kapabilitas (Capability)
Aspek Kondisi (Condition)
Aspek Jaminan (Collateral)

Parameter Umum Survey Lapangan

Kondisi Lingkungan Tempat Tinggal

Hal-hal yang harus diverifikasi dan divalidasi saat survey kondisi lingkungan tempat tinggal adalah:

Lama tinggal
Status kepemilikan rumah
Jumlah penghuni
Kondisi rumah
Lokasi tempat tinggal menunjukkan kondisi lingkungan

Kondisi Lingkungan Tempat Usaha

Hal-hal yang harus diverifikasi dan divalidasi saat survey kondisi lingkungan tempat usaha adalah:

Lama usaha
Status atau jabatan calon debitur ditempat usaha tersebut
Omset perbulan
Jumlah karyawan
Luas tempat usaha dan lokasi strategis
Sarana atau peralatan yang dimiliki

Membuat Denah Lokasi

Denah lokasi tempat tinggal atau lokasi usaha nasabah merupakan informasi yang sangat penting dan berkaitan erat dengan identitas dan keberadaan nasabah, terutama saat dilakukan proses penagihan bila nasabah wanprestasi.

Selain itu, denah lokasi diperlukan untuk keperluan atau program tertentu, seperti on the spot (OTS) komite kredit, keperluan surat-menyurat perusahaan, survey ulang nasabah oleh tim compliance.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan denah lokasi:

Tulisan dalam denah lokasi harus jelas terbaca.
Buat patokan atau landmark yang bisa dijadikan pedoman, seperti tempat ibadah (mesjid, gereja, pura, vihara), sekolah, pos kamling, gardu listrik, dan sebagainya.
Buat koneksi antara lokasi dengan jalan besar yang dikenal oleh masyarakat umum, serta arah jalan dan estimasi jarak lokasi dengan jalan besar.
Buat ciri-ciri patokan pada sebelah kiri, kanan, depan dan belakang dari rumah atau tempat usaha pemohon kredit.

Berdasarkan parameter-parameter diatas, point utama yang ingin diperoleh adalah mendapatkan output informasi yang dibutuhkan oleh credit analyst/komite kredit, seperti:

Kebenaran lokasi tempat tinggal
Tingkat kesejahteraan kehidupan calon nasabah
Beban atau biaya hidup rumah tangga
Estimasi capital atau aset calon nasabah
Cash flow calon nasabah
Reputasi calon nasabah
Pola hidup dan pola lingkungan tempat tinggal calon nasabah

Tips Antisipasi Terjadinya Pengajuan Kredit Atas Nama

Dalam transaksi pembiayaan atau kredit kendaraan bermotor (mobil, sepeda motor), elektronik, furnitur, gadget, dan lain-lain, sering terjadi permohonan kredit atas nama (pinjam nama). Di mana seseorang saat mengajukan kredit menggunakan nama dan data/informasi orang lain.

Untuk mengecek indikasi terjadinya pengajuan kredit atas nama, maka surveyor dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:

Tanyakan apakah nasabah mengetahui nilai uang muka (down payment) dan berapa angsuran perbulan yang dibayar.
Bingung jika diminta tambah atau naik uang muka (DP).
Tanyakan peruntukkan unit barang, cocokkan dengan hasil visual checking kepemilikan kendaraan, elektronik.
Biasanya nasabah tidak mau proses survey yang berlangsung diketahui oleh pasangannya.
Ada orang lain yang mendampingi nasabah pada saat survey dilakukan.
Saat di-survey, memanggil orang lain atau tetangga.

Begitulah uraian-uraian bagaimana cara dan teknik dalam melakukan proses survey yang baik, materi ini biasa penulis sampaikan ketika memberikan materi pelatihan kepada tim surveyor maupun para credit analyst.